Archiwizacja dokumentów w firmie. Jak najlepiej organizować dokumentację?

Czym jest archiwizacja dokumentów

Archiwizacja dokumentów to pojęcie, jakie jest doskonale znane każdej firmie. Okazuje się, że dokument najlepiej złożyć na bazie przepisów prawnych, tak aby zachować ład i porządek w biurze. Najprościej rzecz ujmując, archiwizacja polega na zbieraniu dokumentacji i jej klasyfikowaniu. Ma to na celu zabezpieczenie ważnych materiałów przez określony czas. Urząd Skarbowy może zgłosić się po dane dokumenty, co trzeba mieć na uwadze. Archiwizowane materiały są specjalne klasyfikowane za pomocą oznaczeń literowych. Jeśli minie okres obowiązkowej archiwizacji, przedsiębiorcy niszczą dokumenty. 

Klasyfikacja dokumentacji

Dokumentom nadaje się konkretne oznaczenia literowe, jakimi są:

• Symbol A - to dokumenty, których nigdy nie niszczymy. W firmach są one przechowywane wieczyście. 
• B - to dokumentacja niearchiwalna.
• Bc - tym symbolem oznaczamy dokumentację, jaką można zniszczyć po wykorzystaniu. Nie istnieje obowiązek oddawania materiałów do firm utylizacyjnych. Samodzielnie dokonamy zniszczenia dzięki niszczarce. 
• B + cyfra - to dokumentacja, jaką przechowujemy przez dany czas. Cyfra oznacza liczbę lat. 
• BE + cyfra - symbol dotyczy dokumentów, jakie po ilości lat wymagają przejrzenia, co wiąże się z ich charakterem. Następnie podejmujemy decyzję o zniszczeniu lub zmianie symbolu dokumentu. 

Firmy kilka lat temu stosowały jedynie archiwizację w formie papierowej. Aktualnie możliwe jest też wykorzystanie cyfrowej formy, co daje ogromną wygodę i pozwala zadbać o ekologię. 

Sposoby archiwizacji dokumentów

Przedsiębiorcy korzystają z kilku metod archiwizacji, które dobierają do swoich oczekiwań. Pierwsza opcja to gromadzenie materiałów w biurze. W tym celu posłużą nam sejfy i szafy, w których będziemy umieszczać dokumenty w teczkach i segregatorach. Jakie zalety ma takie przechowywanie? Przede wszystkim łatwo zyskujemy dostęp do wszelkich dokumentów transakcyjnych, podatkowych i innych.

Kolejna opcja to magazynowanie w formie elektronicznej. Cyfrowe dokumenty już od kilku lat zyskują coraz większe uznanie na rynku. W tym wypadku nie zapominajmy o dobrym jakościowo skanerze, który pozwoli zamieniać dokumenty na pliki elektroniczne. Zostaną one spreparowane w taki sposób, aby można było je przechowywać w chmurze. 

Przedsiębiorcy chętnie korzystają również z outsourcingu w zakresie archiwizacji dokumentów. Zlecanie zadań innym firmom jest aktualnie powszechnie stosowaną praktyką. Pozwala właścicielom firm na odciążenie pracowników i skupienie się na rozwoju firmy. Na rynku znajdziemy wiele ofert dotyczących archiwizacji dokumentów. Dzięki temu zyskujemy pewność, że dokumenty są powierzane specjalistom, którzy zadbają o interesy firmy. Na takie rozwiązanie decydują się zazwyczaj duże i średnie firmy.

Materiał zewnętrzny