Jak zacząć korzystać z KSeF: Praktyczny przewodnik dla firm

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanowi ważny krok w kierunku cyfryzacji procesów księgowych w Polsce. Dla wielu przedsiębiorstw, szczególnie tych, które dopiero rozpoczynają swoją przygodę z cyfrowym fakturowaniem, wdrożenie KSeF może wydawać się skomplikowanym zadaniem. W tym artykule postaramy się uprościć i wyjaśnić proces integracji z KSeF.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur to innowacyjna platforma cyfrowa stworzona przez polski rząd. Celem KSeF jest uproszczenie procesu fakturowania, zwiększenie efektywności operacyjnej oraz poprawa bezpieczeństwa danych w obrocie gospodarczym. System ten umożliwia wystawianie, odbieranie i zarządzanie e-fakturami w sposób zautomatyzowany, zgodny z najnowszymi przepisami prawa podatkowego.

Krok 1: Aktywacja konta w KSeF

Rejestracja w KSeF jest pierwszym etapem. Można to zrobić samodzielnie, logując się do systemu i uwierzytelniając za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (dla firm) lub Profilu Zaufanego (dla podmiotów administracji publicznej). W przypadku, gdy nie można skorzystać z pieczęci elektronicznej, konieczne może być złożenie zawiadomienia ZAW-FA w odpowiednim Urzędzie Skarbowym.

Aplikacja podatnika KSeF stanowi integralną część systemu KSeF i oferuje użytkownikom szereg funkcji ułatwiających zarządzanie e-fakturami. Aplikacja umożliwia łatwe i szybkie wystawianie oraz odbieranie faktur ustrukturyzowanych, zarządzanie uprawnieniami oraz możliwość sprawdzania statusu przetworzenia e-faktury oraz pobierania Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO).

Krok 2: Wybór metody obsługi faktur

W KSeF istnieją dwie główne metody obsługi faktur:

Bezpośrednie przetwarzanie w systemie: Ta metoda, realizowana poprzez interfejs webowy KSeF, jest idealna dla mniejszych firm, które generują niewielką ilość faktur.

Integracja z API KSeF: Ta opcja, polegająca na integracji z systemem KSeF poprzez API, jest bardziej efektywna dla średnich i dużych przedsiębiorstw, które potrzebują większej automatyzacji procesów.

Krok 3: Analiza i przygotowanie procesów fakturowania

Rozpocznij od dokładnej analizy aktualnych procesów fakturowania w Twojej firmie. Zrozumienie, jakie rodzaje faktur są wystawiane, w jakich systemach oraz jak często, jest kluczowe do dalszego planowania.

Przygotowanie techniczne obejmuje aktualizację lub wdrożenie nowych systemów księgowych, które są kompatybilne z KSeF. Ważne jest, aby te systemy były elastyczne i dostosowane do potrzeb firmy.

Krok 4: Szkolenie pracowników i testowanie systemu

Pracownicy muszą być odpowiednio przeszkoleni, aby efektywnie korzystać z KSeF. Szkolenia powinny obejmować obsługę nowego systemu, zrozumienie procesów oraz wytycznych związanych z e-fakturowaniem.

Testowanie systemu jest kluczowe, aby upewnić się, że integracja przebiegła pomyślnie i wszystkie funkcje działają poprawnie. Testy pomagają również w wykryciu i rozwiązaniu ewentualnych problemów przed pełnym wdrożeniem obowiązkowego KSeF.

Podsumowanie – KSeF aplikacja i wdrożenie

Krajowy Systemu e-Faktur miał obowiązywać w formie obligatoryjnej od 1 lipca 2024, ale zostanie on wdrożony w późniejszym terminie. Zgodnie z najnowszymi informacjami nie wcześniej niż od stycznia 2025. Jednak wdrożenie KSeF to proces, który wymaga starannego planowania i przygotowania, warto więc rozpocząć ten proces jak najwcześniej.