Przechowywanie dokumentów: ważne wskazówki dla przedsiębiorstw

Jak długo należy przechowywać dokumentację?

Uniwersalnym problemem, który dotyczy wszystkich przedsiębiorców jest zagadnienie, jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe. Są to wszystkie rodzaje akt związanych z monitorowaniem stanu finansów firmy. W większości przypadków okres ich składowania powinien wynosić 5 lat od zakończenia roku podatkowego, którego dotyczą. Nie jest to jednak bezwzględnie obowiązująca reguła, warto więc dokładniej zgłębić ten temat. Osobną kwestią jest to, jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS. Także i w tym wypadku trzeba zapoznać się ze wszystkimi szczegółami, aby nie popełnić pomyłki, chociaż co do zasady takie informacje trzeba składować przez 5 do 10 lat. Innym rodzajem danych, które wymagają systematycznego podejścia są te dotyczące zdrowia. W tym przypadku sytuacja wygląda jeszcze inaczej. Jeśli chcesz wiedzieć, jak długo szpital przechowuje dokumentację medyczną pacjentów przeważnie jest to 20 lat od dokonania wpisu, ale również i tutaj szczegółowe regulacje mogą się od siebie różnić. 

Jak przebiega poprawna archiwizacja danych?

Profesjonalna archiwizacja dokumentów stanowi duże ułatwienie dla wszystkich podmiotów zobowiązanych przepisami prawa do ich przechowywania. Specjalnie wyszkolone osoby chętnie pomogą Państwu w uporządkowaniu nawet dużej ilości danych, dzięki czemu łatwiej będzie wytypować te, które powinny zostać zniszczone. Archiwizacja danych jest odpowiedzialnym zadaniem wymagającym systematyczności i odpowiednich umiejętności. Klasyfikacja informacji wymaga także wiedzy, którą można zdobyć w ramach specjalistycznych kursów. Warto wiedzieć, jak poprawnie i bezpiecznie archiwizować dokumenty w firmie, ale trzymanie ich na terenie przedsiębiorstwa nie jest wcale jedyną opcją. Jeśli informacje są wrażliwe, warto postawić na przechowywanie dokumentów w zewnętrznym archiwum. Takie obiekty są doskonale chronione zarówno przez zatrudnionych ochroniarzy, jak i wdrożenie odpowiednich technologii (np. systemu śluz czy całodobowego monitoringu). Temperatura i wilgotność powietrza wewnątrz jest zaś stale monitorowana, aby nośniki danych zostały utrzymane w odpowiednim stanie. Warto zapoznać się z ofertą  EkoAkta: przechowywanie akt z naszą firmą stanowi gwarancję bezpieczeństwa. Wszystkie procedury, które wdrażamy są zgodne z obowiązującymi przepisami, zleceniodawca nie musi więc śledzić ich na bieżąco samodzielnie.