Co warto wiedzieć o elektronicznym obiegu dokumentów?

Dzięki digitalizacji obiegu dokumentacji, przedsiębiorstwa osiągają niezakłóconą ciągłość działania i stają się bardziej przygotowane na wyzwania współczesnego rynku. W niniejszym artykule przyjrzymy się korzyściom, jakie niesie ze sobą ten proces oraz jego znaczeniu dla nowoczesnego biznesu.

Najważniejsze korzyści z wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów

Przedsiębiorcom zależy na efektywnej i dokładnej pracy. W obszarach, gdzie liczy się czas, część zadań można zautomatyzować, aby osiągnąć założone cele i ograniczyć koszty np. te związane z przechowywaniem dokumentów. Jak może w tym pomóc elektroniczny obieg dokumentów?

Korzyści wynikające z elektronicznego zarządzania obiegiem dokumentów:

1. Efektywność pracy z dokumentacją: Elektroniczny obieg dokumentów ułatwia proces akceptacji przez wielu interesariuszy, zwiększając bezpieczeństwo i zachowując poufność informacji, np. zgodnie z przepisami RODO.
2. Automatyzacja powtarzalnych czynności: Programy wspierające elektroniczny obieg dokumentów często automatycznie przetwarzają dane ze zeskanowanych dokumentów, co przyspiesza i ułatwia pracę.
3. Monitoring: Systemy umożliwiają śledzenie terminów, przypominają o aktualizacjach i zmianach w dokumentach oraz pozwalają na efektywny nadzór nad procesem.
4. Łatwiejszy dostęp: Sklasyfikowane i opisane dokumenty są łatwo dostępne w elektronicznych folderach, co ułatwia pracę zdalną i pozwala na stałą kontrolę korzystania z dokumentów.
5. Porządek w przestrzeni biurowej: Elektroniczny obieg dokumentów eliminuje potrzebę przechowywania papierów, co przekłada się na redukcję kosztów administracyjnych i porządek w biurze.
6. Skrócenie czasu pracy: Dokumenty wprowadzone do systemu są natychmiast dostępne dla zainteresowanych osób, eliminując potrzebę fizycznego przekazywania papierów i ułatwiając komunikację między pracownikami.

Zmiany można dostrzec w różnych obszarach działalności firmy, od obsługi faktur po dokumentację. W ten sposób można uwolnić część zasobów i odciążyć pracowników. Dzięki temu firma może przekierować ich do bardziej ambitnych zadań.

Jak wdrożyć elektroniczny system obiegu dokumentów w firmie?

Wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów w firmie to proces wymagający starannego planowania i realizacji. Poniżej kluczowe kroki:

• Analiza i rozeznanie: Przed rozpoczęciem implementacji warto przeprowadzić analizę obecnego stanu firmy i identyfikację problemów, z jakimi się obecnie boryka lub będzie musiała zmierzyć się w przyszłości.
• Testy i scenariusze: Przygotowanie kilku scenariuszy testowych, odzwierciedlających rzeczywiste wyzwania, które system powinien rozwiązać. Zaproszenie przedstawicieli odpowiednich działów do przeprowadzenia testów wybranych rozwiązań.
• Szkolenia dla pracowników: Planowanie szkoleń dla pracowników, aby przygotować ich do pracy w nowym systemie. Jasna komunikacja celu wdrożenia, oczekiwań co do korzystania z systemu oraz eliminacji dokumentacji papierowej.
• Nadzór nad wdrożeniem: Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za nadzór nad procesem wdrożenia, która pomoże pracownikom w wykształceniu nawyków pracy w nowym systemie i będzie koordynować przejście na elektroniczny obieg dokumentów.

Elektroniczny obieg dokumentów to kluczowy element transformacji cyfrowej w firmach. Dzięki zmianom przedsiębiorcy mogą poprawić efektywność pracy administracji, ograniczyć koszty z tym związane i lepiej zarządzać dokumentacją. Gotowi na zmiany?