Jak system workflow eliminuje chaos na budowie, czyli przyspieszanie realizacji projektów budowlanych z nowoczesnymi technologiami

Branżę budowlaną charakteryzują wysoka złożoność projektów, wiele współzależnych etapów pracy i duża liczba zaangażowanych podwykonawców. Zarządzanie przepływem informacji, kontrola budżetu i koordynacja działań w takim środowisku okazują się nie lada wyzwaniami,  którym często nie sposób sprostać, wykorzystując tradycyjne metody zarządzania projektami budowlanymi. System workflow to rozwiązanie pomagające nie tylko wyeliminować te problemy, ale i umożliwiające przyspieszenie realizacji projektów

Problemy w zarządzaniu projektami budowlanymi – gdzie tracimy czas i pieniądze?

Chaos w zarządzaniu dokumentacją projektową czy problemy z przepływem informacji między działami i podwykonawcami to wyzwania, z jakimi mierzy się na co dzień niejedna firma budowlana. Przykładem może być sytuacja, gdy przesyłanie dokumentacji technicznej drogą mailową prowadzi do opóźnień i błędów wynikających z nieaktualnych wersji dokumentów czy problemów z załącznikami. Inne utrudnienie stanowi brak automatyzacji procesów biznesowych związanych z zatwierdzaniem kosztorysów, zamówieniami materiałów budowlanych, rozliczaniem podwykonawców itp.

W efekcie kierownicy projektów muszą ręcznie śledzić faktury kosztowe, kontrolować budżet lub postępy prac na różnych etapach. Takie działania są nie tylko czasochłonne, ale i obarczone większym prawdopodobieństwem popełnienia pomyłki albo przeoczenia. Ryzyko błędów oraz opóźnienia wynikające z ręcznego przetwarzania danych generują chaos na budowie, narażając firmę na dodatkowe koszty lub utratę dobrej reputacji.

Załóżmy przykładowo, że w jednej z firm realizującej budowę osiedla mieszkaniowego nieaktualne wersje rysunków technicznych doprowadziły do błędów w wykonawstwie. Skutkuje to koniecznością wprowadzenia kosztownych poprawek oraz opóźnieniem realizacji projektu. Jak działa system workflow i dlaczego może pomóc firmie budowlanej?

System workflow to oprogramowanie, które automatyzuje przepływ pracy, a także optymalizuje zarządzanie procesami biznesowymi w firmach w celu zwiększenia efektywności realizacji projektów. Działa na zasadzie definiowania sekwencji zadań, które są przypisywane odpowiednim pracownikom lub zespołom. Pozwala to użytkownikom oprogramowania na lepsze wykorzystanie zasobów oraz optymalizację czasu realizacji zadań.

Oprogramowanie workflow eliminuje konieczność ręcznego przetwarzania danych, automatycznie przekazując dokumenty oraz informacje między działami i podwykonawcami. Przykładowo w firmie budowlanej dokumentacja techniczna oraz zatwierdzenia kosztorysów są automatycznie przypisywane do odpowiednich osób, co przyspiesza proces decyzyjny oraz eliminuje opóźnienia. Takie rozwiązanie pozwala na usprawnienie procesów, ale i na pełną kontrolę przepływu informacji w kontekście całej organizacji.

Automatyzacja procesów biznesowych i ich digitalizacja przekładają się bezpośrednio na zwiększenie efektywności operacyjnej firmy. W branży budowlanej, gdzie każdy dzień opóźnienia generuje dodatkowe koszty, takie rozwiązania umożliwiają lepszą kontrolę nad harmonogramem prac oraz budżetem projektu. Wdrożeniu systemu workflow towarzyszy poprawa przepływu informacji między zespołami projektowymi, co ułatwia zarządzanie zasobami ludzkimi oraz efektywne przypisywanie zadań. Np. jeśli firma budowlana zajmująca się realizacją projektów komercyjnych wdrożyła system workflow do zarządzania obiegiem dokumentów technicznych oraz zatwierdzaniem kosztorysów, to dokumentacja projektowa jest automatycznie przekazywana między projektantem, kierownikiem budowy oraz podwykonawcami, co eliminuje problem nieaktualnych wersji dokumentów oraz przyspiesza proces zatwierdzania zmian.

Podstawowe elementy systemu workflow w branży budowlanej

Skuteczny system workflow w branży budowlanej składa się z kilku elementów. Wspierają one zarządzanie procesami biznesowymi oraz automatyzację zadań. Do podstawowych elementów systemu workflow należą:

• Definiowanie sekwencji zadań – System umożliwia precyzyjne określenie kroków niezbędnych do realizacji procesu budowlanego oraz przypisanie odpowiedzialności za poszczególne zadania. Pozwala to na lepsze zarządzanie przepływem pracy i efektywne wykorzystanie zasobów.
• Automatyczne przekazywanie dokumentów – Oprogramowanie workflow automatyzuje obieg dokumentów oraz przepływ informacji między działami i podwykonawcami, co minimalizuje ryzyko błędów oraz przyspiesza realizację zadań.
• Monitorowanie i raportowanie – System umożliwia bieżące śledzenie postępu prac oraz generowanie raportów, co pozwala na ciągłe doskonalenie procesów biznesowych oraz optymalizację zarządzania zasobami.

Dodatkowa integracja systemu workflow z systemem klasy Business Process Management (BPM) umożliwia zaawansowane monitorowanie przepływu informacji oraz kontrolę nad całym procesem – od planowania po realizację. W połączeniu EOD z narzędziem BPM możliwe jest również optymalizowanie zarządzania grupami pracowników, zwiększenie ich efektywności oraz lepsza koordynacja działań na placu budowy. Warto jednak zaznaczyć, że system workflow wspiera głównie przypisywanie zadań i optymalizację przepływu pracy, a bardziej zaawansowane funkcje związane z automatyzacją zadań rozwiązują innej klasy narzędzia. 

Wartym rozważenia rozwiązaniem są kompleksowe platformy, które umożliwiają nie tylko stworzenie workflow dopasowanych do sposobu działania organizacji, ale też automatyzację zadań i integrację z zewnętrznymi systemami. Wówczas organizacja zyskuje fundament - narzędzie, które pozwoli jej adresować wiele różnych potrzeb, usprawniać działanie, monitorować i analizować wyniki i optymalizować swój sposób pracy po to, by zwiększać efektywność i budować przewagę konkurencyjną.