Czym tak naprawdę zajmuje się dział HR? Główne obowiązki i zadania działu HR

Poznaj zakres odpowiedzialności najważniejszego działu w firmie!

Z tego artykułu dowiesz się, czym jest dział HR oraz jakie zadania HR realizują specjaliści ds. personalnych, czyli HR-owcy.

Czym jest dział HR?

Dział HR (ang. Human Resources), czyli dział zasobów ludzkich, to jednostka firmy odpowiedzialna za administrowanie różnymi aspektami związanymi z personelem. Jego działalność nie ogranicza się tylko do organizacji procesów rekrutacyjnych i nadzoru nad ich przebiegiem, ale obejmuje również planowanie strategiczne zasobów ludzkich, rozwój i szkolenia pracowników, zarządzanie wynagrodzeniami i świadczeniami oraz ocenę wydajności.

Dział HR jest także odpowiedzialny za dbałość o przestrzeganie przepisów prawa pracy w firmie i odgrywa kluczową rolę w budowaniu kultury organizacyjnej.

Główne obowiązki działu HR

Sprawdźmy, czym HR-owcy zajmują się na co dzień.

Rekrutacja i onboarding pracowników

Firma, która chce się rozwijać, musi mieć silny zespół o odpowiednich kwalifikacjach. Dział HR odpowiada za przyciąganie, ocenianie i zatrudnianie kandydatów, którzy będą najlepiej odpowiadać potrzebom organizacji, a w kolejnych krokach – za wprowadzenie nowozatrudnionych osób w struktury firmy.

Sama rekrutacja obejmuje kilka etapów:

Identyfikacja potrzeb – na tym etapie HR-owcy w porozumieniu z managerami innych działów określają wymagania danej roli oraz ustalają pożądane kompetencje.

Planowanie przebiegu rekrutacji – HR-owcy tworzą strategię poszukiwania kandydatów, określając metody poszukiwań i kanały publikacji ofert.

Tworzenie i publikacja oferty pracy – HR-owcy tworzą opis stanowiska pracy i publikują ofertę wybranych miejscach (portale pracy, media społecznościowe, strona kariery).

Selekcja zgłoszeń – na tym etapie HR-owcy przeglądają otrzymane zgłoszenia pod kątem dopasowania do wymagań, przeprowadzają testy przesiewowe, oceniają zadania wstępne i prowadzą rozmowy kwalifikacyjne, aby wyłonić najlepszych kandydatów.

Wybór kandydata i decyzja o zatrudnieniu – HR-owcy i manager działu, do którego ostatecznie trafi nowy pracownik, podejmują decyzje o zatrudnieniu najlepiej dopasowanego kandydata i przedstawiają mu ofertę. 

Gdy kandydat przyjmie ofertę, zostanie objęty onboardingiem, podczas którego HR-owcy wspierają nowego pracownika w procesie poznawania struktury firmy, jej wartości, współpracowników, a także w przejmowaniu kolejnych obowiązków.

Zarządzanie talentami

Zarządzanie talentami to proces utrzymywania i rozwijania talentów w organizacji. Zaczyna się od opracowania strategii, które talenty firma chce pozyskać, jak to zrobi i czym je przyciągnie. Potem, po zatrudnieniu, gdy pracownicy przejdą etap wdrożenia, dział HR będzie identyfikował ich mocne strony, planował dalszy rozwój i szukał sposobów na dalsze motywowanie i angażowanie. Elementami zarządzania talentami są m.in. planowanie sukcesji i ścieżek awansów, ocena wydajności oraz dostosowywanie warunków zatrudnienia do realiów rynkowych, czyli zarządzanie wynagrodzeniami i benefitami.

Zarządzanie wynagrodzeniami i benefitami

Wynagrodzenia i benefity to aspekty mocno interesujące pracowników, więc dział HR musi dokładać wszelkich starań, aby utrzymywać je na atrakcyjnym i konkurencyjnym poziomie. Do zadań HR-owców należy porównywanie ofert zatrudnienia pojawiających się na rynku oraz dopasowywanie oferty benefitów do potrzeb zespołu.

Tworzenie polityk i regulaminów

Dział HR odpowiada nie tylko za tworzenie firmowych polityk i regulaminów, ale też za ich egzekwowanie i aktualizacje.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej

Dział HR jest prawnie zobligowany do prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Może to robić w tradycyjnej formie papierowej lub elektronicznej. Jest odpowiedzialny za bezpieczne przechowywanie danych i ich archiwizację oraz za przestrzeganie odpowiednich przepisów, m.in. RODO.

Wsparcie pracowników

Kiedy pracownicy mierzą się z organizacyjno-formalnymi problemami, np. wypełnianiem dokumentacji, dział HR służy im pomocą. Zapewnia również wsparcie w innych obszarach.

Zapewnianie możliwości rozwoju i uczenia się

Dział HR odpowiada za identyfikowanie luk kompetencyjnych i kierowanie rozwojem pracowników. Planuje i realizuje odpowiednie programy edukacyjne, które mają rozwinąć umiejętności pracowników oraz szkolenia zgodne ze strategicznymi celami organizacji.

Zarządzanie ścieżkami karier w firmie

Dział HR planuje przebieg ścieżek kariery w firmie i zrządzanie nimi zgodnie ze strategicznymi założeniami firmy. Uwzględnia przy tym zapotrzebowanie zgłaszane przez managerów innych działów oraz sytuację na rynku pracy.

Wellbeing pracowników

Dział HR otacza pracowników opieką nie tylko od strony administracyjnej. Wspiera również ich dobrostan, zapewniając benefity w postaci opieki psychologicznej, mentoringu, dodatkowych płatnych dni wolnych, systemów nagród i uznawania wkładu pracowników itp. HR-owcy organizują również warsztaty na temat radzenia sobie ze stresem, budowania odporności psychicznej oraz promują w firmie kulturę otwartości, zaufania oraz wzajemnego szacunku między pracownikami.

Czym zajmuje się dział HR: podsumowanie

Niezależnie, czy firma działa jako elastyczna struktura organizacyjna (macierzowa), czy bardziej tradycyjna (liniowa, płaska) – dział HR zawsze będzie jej sercem. Specjaliści HR są obecni na każdym etapie cyklu życia pracownika w firmie: od rekrutacji, po exit interviews. Tłumaczą, wyjaśniają i wskazują kierunki rozwoju. Zarządzają wynagrodzeniami, benefitami, organizują integrację i wsparcie. Dostarczają narzędzi, budują relacje. Czy bez takich osób organizacja może działać? Może, tylko mniej efektywnie.

Dział HR to strategiczny partner biznesu, który aktywnie wspiera realizację celów poprzez odpowiednie zarządzanie zasobami ludzkimi. Bez niego firma dłużej będzie dochodzić do maksimum swojej wydajności oraz sukcesu.