Przechowywanie dokumentów kadrowych – jakie wymagania trzeba spełnić?

Przechowywanie dokumentów kadrowych – jakie wymagania trzeba spełnić?

Przechowywanie dokumentów kadrowych to niezmiernie istotnie ważny element zarządzania personelem w każdej organizacji. Odpowiednie podejście do tego procesu zapewnia zgodność z przepisami prawa, a także chroni interesy zarówno pracodawcy, jak i pracowników. Zastanawiasz się, jakie wymagania trzeba spełnić? Czytaj dalej, by sprawdzić, jak długo i w jaki sposób przechowywać dokumenty kadrowe, aby uniknąć problemów prawnych oraz zapewnić bezpieczeństwo danych.

Podstawy prawne przechowywania dokumentów kadrowych

Dokumenty kadrowe to wszelkie akta związane z zatrudnieniem, przebiegiem pracy oraz rozwiązaniem stosunku pracy. Wśród nich znajdują się między innymi:

• umowy o pracę;
• aneksy;
• zaświadczenia lekarskie;
• potwierdzenia szkoleń;
• ewidencje czasu pracy.

Przepisy prawa pracy precyzują, jak długo należy przechowywać dokumenty kadrowe. Obecnie podstawowy okres wynosi 10 lat od zakończenia zatrudnienia, jeżeli dokumentacja powstała po 1 stycznia 2019 roku. W przypadku akt sprzed tej daty obowiązuje dłuższy, 50-letni okres przechowywania.

W jakich warunkach należy przechowywać dokumentację kadrową?

Przechowywanie dokumentów kadrowych wymaga spełnienia kilku istotnych warunków. Po pierwsze materiały muszą być zabezpieczone przed zniszczeniem, zagubieniem oraz dostępem osób nieuprawnionych. Pracodawca powinien zastosować odpowiednie środki ochrony. Po drugie ważne jest zapewnienie czytelności dokumentów przez cały okres archiwizacji. Dokumentacja nie może ulec zniszczeniu ani blaknięciu.

Archiwizacja dokumentów kadrowych przez zewnętrzne podmioty – dlaczego warto?

Outsourcing przechowywania dokumentów to rozwiązanie, w którym właściciele podmiotów gospodarczych dostrzegają liczne korzyści. Firmy zewnętrzne oferują kompleksowe usługi obejmujące zarówno bezpieczne magazynowanie, jak i digitalizację dokumentacji. To sposób na zwiększenie bezpieczeństwa, a także odciążenie działu kadr. Jeśli poszukujesz informacji na temat outsourcingu przechowania dokumentacji, zajrzyj na stronę https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/dokumenty-kadrowe/.

Reasumując, przechowywanie dokumentów kadrowych to obowiązek każdego pracodawcy. Właściwe zarządzanie materiałami pozwala uniknąć problemów prawnych, zwiększa bezpieczeństwo danych osobowych i usprawnia codzienne funkcjonowanie firmy. Właściciele przedsiębiorstw mogą w przypadku braku zasobów skorzystać z usług firm zewnętrznych specjalizujących się w tym zakresie. Inwestycja w profesjonalne zarządzanie dokumentacją kadrową wpływa pozytywnie na wizerunek organizacji jako odpowiedzialnego i rzetelnego pracodawcy. Wejdź na rhenus-office.pl i sprawdź usługi, które pomogą Twojej firmie!